Biežāk sastopamās kļūdas iesniegtajos publisko iepirkumu piedāvājumos aizsardzības nozarē
Publisko iepirkumu process, īpaši aizsardzības nozarē, ir juridiski un organizatoriski sarežģīts mehānisms, kura mērķis ir nodrošināt caurspīdīgu, godīgu un konkurētspējīgu piegādātāju atlasi valsts un pašvaldību vajadzībām. Tomēr praksē iepirkumu komisijas nereti saskaras ar piedāvājumiem, kuri neatbilst iepirkuma dokumentācijā noteiktajām prasībām. Šādas neatbilstības var novest pie piedāvājuma noraidīšanas, tādējādi izslēdzot pretendentu no turpmākas dalības iepirkumā.
Šajā pārskatā apkopotas biežāk sastopamās kļūdas, ko pieļauj pretendenti, sagatavojot un iesniedzot piedāvājumus publiskajos iepirkumos. Šādas neatbilstības var novest pie tā, ka pretendenta piedāvājums tiek noraidīts un netiek tālāk izvērtēts.
1. Piedāvājumu iesniegšanas tehniskās kļūdas
1.1. Pieteikumu paraksta persona, kas nav norādīta Uzņēmumu reģistra izziņā kā persona ar pārstāvības tiesībām, un netiek pievienota pilnvara vai cits dokuments, kas apliecina parakstītāja tiesības pārstāvēt pretendentu.
1.2. Nav iesniegts piedāvājuma nodrošinājums vai arī tā termiņš un/vai summa neatbilst iepirkuma dokumentācijā noteiktajām prasībām.
1.3. Piedāvājums Elektronisko iepirkumu sistēmā (EIS) netiek korekti iesniegts: pretendents, sasniedzot statusu "Parakstīts", kļūdaini uzskata, ka piedāvājums ir iesniegts. Lai pabeigtu iesniegšanu, jāatver šķirklis “Iesniegšana” un jānospiež poga “Iesniegt piedāvājumu”.
2. Pretendentu kvalifikācijas dokumenti
2.1. Nepilnīgi aizpildīta pieteikuma veidlapa (piemēram, nav norādīts uzņēmuma statuss, informācija par apakšuzņēmējiem vai citām personām, uz kuru resursiem pretendents paļaujas).
2.2. Pretendenta gada neto apgrozījums neatbilst iepirkuma nolikumā noteiktajām prasībām.
2.3. Nav iesniegtas prasīto sertifikātu un/vai licenču kopijas vai dokumenti, kas apliecina preces kvalitāti.
2.4. Darbiniekam beidzies kvalifikāciju apliecinošā dokumenta derīguma termiņš (piemēram, profesionālie sertifikāti, speciālās atļaujas u.tml.).
2.5. Trūkst pieredzes, kas atbilst apjomam vai funkcijām, kādas prasītas nolikumā.
2.6. Nav iesniegtas atsauksmes atbilstoši nolikuma prasībām.
2.7. Nav iesniegts vai ir nepilnīgi aizpildīts apliecinājums par pieredzi.
2.8. Nav iesniegti visi dokumenti par piesaistāmajiem apakšuzņēmējiem, kā to nosaka nolikums.
2.9. Nodokļu parāda esamības gadījumā pretendents iesniedz dokumentus, kas nav uzskatāmi par pietiekamiem pierādījumiem (piemēram, izziņas bez QR koda vai ar nederīgu QR kodu; maksājuma uzdevumi, kurus likums neparedz kā pierādījumus).
2.10. Ārvalstu komersanti, apliecinot izslēgšanas gadījumu neesamību, iesniedz pašrocīgi sagatavotus dokumentus, neievērojot prasību, ka tiem jābūt izdotiem vai apliecinātiem attiecīgās valsts kompetentajai iestādei, zvērinātam notāram vai nozares organizācijai.
3. Tehnisko un finanšu piedāvājumu kļūdas
3.1. Nav norādīti vai neatbilst prasībām piegādes, garantijas vai trūkumu novēršanas termiņi.
3.2. Piedāvātās preces vai pakalpojuma apraksts neatbilst tehniskajai specifikācijai (piemēram, automātiski nokopēta specifikācija ar atstāto frāzi “vai ekvivalents” u.c.).
3.3. Nav iesniegts detalizēts finanšu piedāvājums, ja tāds bija prasīts.
3.4. Pretendents veic patvaļīgas izmaiņas EIS veidlapu struktūrā (piemēram, dzēš vai pievieno rindas/kolonnas), kā rezultātā piedāvājums kļūst nesalīdzināms un neatbilstošs nolikuma prasībām.
3.5. Nav aizpildīts finanšu vai tehniskais piedāvājums atbilstoši nolikuma prasībām.
3.6. Nav iesniegti ražotāju izsniegti tehniskie apraksti vai piedāvājums ir sagatavots pavirši, neparādot atbilstību tehniskajai specifikācijai.
3.7. Nepamatoti zema cena nav pamatota ar atbilstošiem pierādījumiem vai arī sniegtā informācija ir nepietiekama.
3.8. Nav iesniegts nolikumā prasītais preces paraugs līdz noteiktajam termiņam.
3.9. Ir iesniegts preces paraugs, bet nav iesniegts pats piedāvājums EIS.
3.10. Iesniegtie preču paraugi neatbilst tehniskajām prasībām vai paša pretendenta piedāvājumā norādītajiem parametriem.
4. Procedūras un komunikācijas kļūdas
4.1. Pretendents neizmanto savas tiesības uzdot jautājumus iepirkuma komisijai procedūras gaitā.
4.2. Jautājumi par iepirkuma priekšmetu tiek iesniegti uz iestādes e-pasta adresi vai iepirkuma kontaktpersonai.
Lai nodrošinātu vienlīdzīgu attieksmi un caurspīdīgu iepirkuma procesu, kā arī saskaņā ar iepirkuma nolikuma prasībām jautājumi vai papildu informācija jāiesniedz EIS e-konkursu apakšsistēmā. Ārpus EIS e-konkursu apakšsistēmas iesniegtie jautājumi netiek izskatīti un uz tiem atbildes netiek sniegtas.
4.3. Jautājumi par iepirkuma priekšmetu tiek uzdoti pārāk vēlu, tādējādi komisija nevar sniegt atbildes likumā noteiktajā kārtībā (vismaz 6 dienas pirms piedāvājumu iesniegšanas beigām; savlaicīgi - vismaz 9 dienas iepriekš).
4.4. Neskaidru nolikuma nosacījumu gadījumā pretendents neuzdod jautājumu, bet vienkārši neņem nosacījumu vērā, radot neatbilstību piedāvājumā.
4.5. Pretendents noteiktajā termiņā nesniedz atbildes uz iepirkuma komisijas precizējošajiem jautājumiem.
4.6. Bez pamatota iemesla tiek prasīts nesamērīgi garš termiņa pagarinājums, kas kavē iepirkuma procedūras norisi.
Noslēgumā
Publisko iepirkumu procedūras prasību ievērošana nodrošina vienlīdzīgas tiesības visiem pretendentiem. Iepirkumu komisijas locekļi ir personīgi atbildīgi par normatīvo aktu prasību ievērošanu un nav tiesīgi interpretēt šīs normas pat šķietami nenozīmīgos jautājumos, piemēram, par parakstu, kopijas apliecinājumu vai nokavētu iesniegšanas termiņu.
Ja iepirkuma komisija konstatē kādu no iepriekš minētajām kļūdām, tiek izvērtēti visi apstākļi un pieņemts lēmums par rīcību, ievērojot normatīvos aktus un konkrētā iepirkuma nolikumu. Ja iespējams - tiek pieprasīts precizējums; ja nē - kandidāts vai pretendents tiek izslēgts no dalības iepirkumā.
VALIC aicina komersantus rūpīgi ievērot iepirkuma dokumentācijā noteiktās prasības un pievērst uzmanību biežāk konstatētajām kļūdām. To novēršana veicina godīgu konkurenci, vienlīdzīgu piekļuvi iepirkumiem un palīdz nodrošināt, ka iespēju piedalīties publiskajos iepirkumos pilnvērtīgi izmanto visi potenciālie piegādātāji. Savlaicīga un kvalitatīva piedāvājumu sagatavošana ir būtisks priekšnosacījums veiksmīgai dalībai aizsardzības iepirkumos.